Контроль за виконанням завдань

Версія для друкуВерсія для друку

ДОВІДКА
про стан виконання у 1 кварталі 2014 року апаратом, відділами, службами та структурними підрозділами районної державної адміністрації, територіальними підрозділами центральних органів виконавчої влади, виконавчими комітетами сільських та селищної рад завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, власними рішеннями.

До районної державної адміністрації протягом 1 кварталу 2014 року надійшло 680 документів.
Підлягало виконанню 807, із них 525 документів від органів влади вищого рівня, що складає 65,3 відсотка від загальної кількості та виконані у встановлені терміни.
У порівнянні до відповідного періоду минулого року кількість контрольних документів збільшилась на 7 відсотків.
Особливого контролю потребували акти та доручення центральних органів виконавчої влади.
За звітний період забезпечили інформування документів на виконання Законів України, Указів Президента України, доручень
Кабінету Міністрів 73, розпоряджень голови обласної державної адміністрації 156, доручень голови та заступників голови обласної державної адміністрації 103, листів обласної державної адміністрації та інших служб, які надійшли до районної державної адміністрації 222.
Перебуває на контролі 39 розпоряджень голови райдержадміністраціі 27 знято з контролю, як такі, що виконані.
Протягом звітного періоду головою райдержадміністрації на щотижневих нарадах, засіданнях колегії райдержадміністрації дано 99 доручень.
На виконання розпоряджень голови райдержадміністрації від відділів, служб та структурних підрозділів райдержадміністрації протягом звітного періоду надійшла 31 інформація, що на рівні кількості інформацій відповідного періоду минулого року.
Підлягало виконанню 86 доручень голови райдержадміністрації, із них: 83 виконано повністю (96,6 %).
Значна кількість контрольних документів стосувалася питань: соціальної політики 7, соціально - економічного розвитку 5, освіти З, охорони здоров'я 4, регіонального розвитку, будівництва та житлово- комунального господарства 7, державної служби та кадрової політики 4, корупції 4, соціального захисту малозабезпечених та незайнятих громадян З, законності і правопорядку 3, культури 3, виконавської дисципліни 2, звернення громадян 2, із питань надзвичайних ситуацій 3 та інші.
Протягом кварталу для розгляду до райдержадміністрації надійшло 4 депутатських звернення від народних депутатів Олега .Сиротюка -1, Володимира .Пилипенка -1, Романа .Шугала -2.
У вищезгаданих депутатських зверненнях порушувались питання будівництва газопроводів від жителів Оболонської та Липнягівської сільських рад, щодо проблеми екологічної ситуації Горошинської сільської ради, будівництва водопроводу, полігону твердих відходів на території Семенівської селищної ради
Всі ці звернення розглянуто в терміни, визначені чинним законодавством.
Питання щодо стану виконавської дисципліни протягом кварталу розглядалось на засіданні колегії у лютому та щомісячно на З щотижневих нарадах у голови районної державної адміністрації. Вживались заходи персональної відповідальності до відповідальних виконавців..
За наслідками розгляду видано 1 розпорядження голови районної державної адміністрації (від 21.02.2014 № 74), дано 2 доручення голови районної державної адміністрації, які виконані у встановлені терміни.
Запроваджено систему контролю із виконання нормативно-правових документів органів виконавчої влади вищого рівня.
Протягом звітного періоду у заступників голови районної державної адміністрації та керівника апарату районної державної адміністрації проведено 9 Днів контролю.
Заслухано 7 керівників структурних підрозділів райдержадміністрації та 2 голів виконкомів сільських рад.
За підсумками дано відповідні протокольні доручення (9 ), які разом із методичними рекомендаціями надіслані у структурні підрозділи та виконавчі комітети сільських рад для відповідного реагування.
У звітному періоді здійснено 5 перевірок із питань виконання у відділах та структурних підрозділах райдержадміністрації нормативно- правових документів органів виконавчої влади вищого рівня.
28 лютого проведено семінар-навчання із відповідальними за ведення контрольних справ відділів, служб, секторів апарату райдержадміністрації, відділів, служб та структурних підрозділів районної державної адміністрації.
На виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 25.02.2013 № 93 « Про стан виконавської дисципліни за підсумками 2012 року» головою райдержадміністрації затверджені заходи та контролюється стан їх виконання у відділах, службах райдержадміністрації та структурних підрозділах райдержадміністрації. Упродовж звітного періоду при виконанні контрольних документів допускалися незначні недоліки.
На виконання, за 3 дні до встновленого терміну на 5 контрольних документів, із них 4 розпорядження голови облдержадміністрації і одне доручення голови облдержадміністрації із обласної адміністрації надходили усні нагадування.
Це розпорядження голови облдержадміністрації від 30.11.2013 року № 478 із питань концепції розвитку перинтальної допомоги області до 2014 року ( виконавець Троянова І.В.);
розпорядження голови облдержадміністрації від 08.10.2013 № 444 « Про стан підготовки житлово-комунального господарства та бюджетних установ області до опалювального сезону 2013/14 року (виконавець Андраціон С.М.);
розпорядження голови обласної державної адміністрації від 10.07.2013 року № 311 « Про стан проведення робіт з нормативно грошової оцінки земель населених пунктів області» ( виконавець Лепій О.М.) ;
розпорядження голови обласної державної адміністрації від 04.11.2013 № 484 « Про підсумки економічного і соціального розвитку та виконання бюджету областіі » (виконавець Єзерський О.М.);
доручення голови облдержадміністрації від 17.01.2014 року № 01- 15/94 щодо розвитку велосипедного туризму серед учнівської молоді (виконавець Удовиченко І.А.). Всі ці документи відправлені у останній термін.
На доопрацювання сектором контролю апарату райдержадміністрації поверталося 7 контрольних документів.
Станом на 01.03.2014 року не виконаними залишалися доручення рекомендовані до виконання Біляківській, Заїчинській та Горошинській сільським радам із питання щодо отримання дозвільних документів на користування водогонами (доручення голови райдержадміністрації, дане на засіданні колегії 10.12.2013 року ).
Питання щодо організації виконання завдань, визначених актами чинного законодавства, потребує значного покращення, та перебуває на постійному контролі у керівництва районної державної адміністрації.

Завідувач сектору контролю апарату районної державної адміністрації  Л.Погребняк

 

 

 

На виконання розпоряджень голови Полтавської облдержадміністрації від 26.12.2012 № 615 „Про план роботи обласної державної адміністрації на 2013 рік” та від 26.12.2012 № 616 „Про план роботи обласної державної адміністрації на І квартал 2013 року” в Семенівській райдержадміністрації 27 лютого 2013 року проведено день апарату облдержадміністрації, у якому взяли участь:

Іванченко
Віктор Григорович  – заступник керівника апарату – начальник організаційного відділу апарату облдерж-адміністрації, керівник робочої групи

Кібенко
Сергій Олександрович
– начальник відділу режимно-секретної роботи апарату облдержадміністрації

Бігдан
Олена Анатоліївна – начальник відділу координації архівної справи в області, організаційно-аналітичної та кадрової роботи Державного архіву Полтавської області

Соловйова
Тетяна Василівна – начальник відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного архіву Полтавської області

Коновал
Андрій Сергійович  – заступник начальника відділу інформаційно-комп’ютерного забезпечення апарату облдержадміністрації

Андрєєв
Володимир Володимирович
– головний спеціаліст організаційного відділу апарату облдержадміністрації

Бунецька
Олена Валеріївна
– головний спеціаліст юридичного відділу апарату облдержадміністрації

Бойко
Сергій Павлович – головний спеціаліст сектору реалізації державної політики у сфері державної служби та місцевого самоврядування Управління державної служби Головдержслужби України в Полтавській області (за згодою)

Позднякова
Раїса Іванівна
– головний спеціаліст відділу кадрової роботи апарату облдержадміністрації

Просяник
Аліна Дмитрівна – головний спеціаліст організаційного відділу апарату облдержадміністрації

Срібна
Тетяна Миколаївна
– головний спеціаліст відділу документообігу та контролю апарату облдержадміністрації

Семенко
Наталія Вікторівна – провідний спеціаліст відділу адміністрування Державного реєстру виборців апарату облдержадміністрації

За результатами проведеної роботи виявлено наступне:

1. Організаційне забезпечення діяльності райдержадміністрації
Відповідно до плану роботи облдержадміністрації під час проведення „дня апарату облдержадміністрації” 27 лютого 2013 року було здійснено аналіз організаційно-розпорядчої роботи в апараті райдержадміністрації.
Організаційне забезпечення діяльності райдержадміністрації здійснюється відповідно до вимог Регламенту районної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови райдержадміністрації від 24.10.2005 № 510 „Про Регламент районної державної адміністрації” (зі змінами).
Вивчення стану організаційно-розпорядчої роботи засвідчило про недостатній рівень виконавської дисципліни серед заступників голови, апарату, структурних підрозділів райдержадміністрації. Особливу увагу треба звернути на більш якісне планування питань для розгляду на засіданнях колегії райдержадміністрації. Окремі з них за своїм характером і значимістю можуть розглядатися лише на щотижневих нарадах у голови чи оперативно-розпорядчих нарадах у заступників. Потребує поліпшення якість підготовки довідок на щотижневі наради та засідання колегії. Як правило, у них – позитив та „сухі” цифри, відсутній аналіз, а також не називаються недоліки, недопрацювання, помилки, „вузькі” місця, прорахунки та не визначаються шляхи їх вирішення. Можливо, цього б і не було, якби довідки вичитували та візували заступники голови райдержадміністрації.
Це ж стосується і проектів розпоряджень та доручень, які в переважній більшості є неконкретними, а також у них не визначаються терміни виконання, що є необхідним для поліпшення виконавської дисципліни у всіх підрозділах.
Неконкретність і формалізм прослідковується і в матеріалах оперативно-розпорядчих нарад у заступників голови та галузевих нарад і семінарів.
Райдержадміністрація здійснює свою діяльність за річними та квартальними планами, які затверджені розпорядженнями голови райдержадміністрації. Вони відповідають вимогам Регламенту райдержадміністрації.
У той же час виявлено ряд недоліків у плануванні роботи райдержадміністрації, її апарату та структурних підрозділів. Зокрема, погодження пропозицій до планів, наданих структурними підрозділами, здебільшого оформляється шляхом застосування грифа затвердження, який включає в себе слово „ЗАТВЕРЖДЕНО”, а не грифа погодження (слово  „ПОГОДЖЕНО”), чим порушується пункт 8 регламенту райдержадміністрації. Не завжди фіксуються дати затвердження, переважно на звітах.
Ряд питань, які містяться в пропозиціях структурних підрозділів та відділів апарату райдержадміністрації до квартальних та річних планів райдержадміністрації, не відображений у відповідних планах. Наприклад, районний центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді надав пропозиції щодо включення питання „Виявлення та надання соціальної допомоги  дітям у сім’ях, які опинилися в складних життєвих обставинах, у сільських (селищних) радах району” до VIII розділу „Робота з органами місцевого самоврядування щодо реалізації ними повноважень виконавчої влади” квартального плану райдержадміністрації. Проте в плані райдержадміністрації відсутнє це питання, оскільки воно стосується безпосередньої роботи структурного підрозділу. Аналогічна ситуація простежується з пропозицією юридичного відділу включити до IV розділу („Питання для розгляду на галузевих нарадах та семінарах”) плану райдержадміністрації на ІІ квартал       2012 року пункт „Засідання комісії з питань захисту прав дитини”.
Не заповнюються V-X розділи пропозицій фінансового управління райдержадміністрації.
Додаток до основних пропозицій відділу у справах сім’ї, молоді та спорту до плану роботи райдержадміністрації на І квартал 2012 року, який стосується питань, що будуть розглядатися на щотижневих нарадах у голови райдержадміністрації, не погоджений профільним заступником голови райдержадміністрації.
Пропозиції до плану роботи районної державної адміністрації на 2013 рік районного центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді скріплені печаткою райдержадміністрації, що не передбачено  нормативними документами.
У пропозиціях структурних підрозділів райдержадміністрації допускаються невстановлені скорочення, наприклад „КМУ”.
У квартальних звітах за 2012 рік у графі „Відмітки про виконання” не завжди вказуються причини невиконання відповідного пункту, натомість зазначається, що „перенесено для розгляду в ІІ кварталі” (без посилання на дату та номер відповідного листа).
         Є порушення у формулюванні „Обґрунтування необхідності здійснення заходу” в планах роботи райдержадміністрації на 2012 рік та квартали. Наприклад, „З метою поліпшення роботи закладів культури”. Натомість необхідно чітко формулювати обґрунтування, надавати перевагу посиланням на нормативні документи.
Планування роботи в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації здійснюється відповідно до пункту 11 регламенту райдержадміністрації. Не в усіх структурних підрозділах райдержадміністрації забезпечується вимога регламенту щодо здійснення роботи за квартальними планами. Так, у відділі з питань надзвичайних ситуацій райдержадміністрації наявні плани на місяць, які містять по 6 пунктів. Відсутні квартальні плани та звіти до них. Окремі структурні підрозділи використовують плани роботи, не передбачені регламентом. Наприклад, у фінансовому управлінні райдержадміністрації, окрім планів на квартал і місяць, планів кожного відділу управління, наявні особисті плани усіх працівників управління та звіти про їх виконання. Плани цього структурного підрозділу скріплені печаткою, що не передбачено нормативними документами.
Майже в усіх структурних підрозділах райдержадміністрації планування роботи на місяць здійснюється за наскрізною суцільною нумерацією пунктів, без формування розділів. У деяких планах на місяць відділу освіти райдержадміністрації відсутні не лише розділи, а й назви колонок, за якими формуються пункти. Наприклад, план  цього структурного підрозділу на березень 2012 року. Крім того, одна з колонок містить записи до кожного з пунктів: „наказ”, „рекомендації”, „акт”, „протокол”, у яких відсутні дата та номер відповідного виду документа, на який робиться посилання при обґрунтуванні.
        У окремих структурних підрозділах райдержадміністрації до квартальних планів роботи долучаються лише звіти про виконання планів роботи райдержадміністрації за відповідною формою, наприклад, „Звіт про роботу відділу освіти районної державної адміністрації за ІІ квартал 2012 року”. У назві не відображається той факт, що цей звіт стосується плану райдержадміністрації на відповідний квартал. Звіти до квартальних планів відділу освіти відсутні. Аналогічна ситуація простежується в управлінні агропромислового розвитку райдержадміністрації.
       Під час планування роботи апарату райдержадміністрації слід звертати увагу на чітке й грамотне формулювання обґрунтування пунктів планів, а у звітах до них – на правильність фіксування інформації про виконання передбачених заходів.  Наприклад, відмітка про виконання особистого звітування керівників структурних підрозділів  райдержадміністрації, виконкомів сільських і селищних рад з питань роботи зі зверненнями громадян у звіті загального відділу апарату облдержадміністрації до плану роботи районної державної адміністрації на 2012 рік не містить стислої інформації про дату проведення наради та посилання на номер протоколу і сформульована так: „на 12 щотижневих нарадах”.
Організація роботи з контролю за здійсненням органами місцевого самоврядування делегованих повноважень здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 09.03.1999 № 339 „Про затвердження Порядку контролю за здійсненням органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади” (зі змінами, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 05.07.04 № 835), розпорядження голови райдержадміністрації від 25.02.2011 № 140 (зі змінами, внесеними розпорядженням від 05.05.2011 № 276) та на підставі  щорічного плану організації в районі контролю за здійсненням органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади, який затверджується головою райдержадміністрації.
Перевірки стану здійснення органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади проводяться відповідно до річного Плану. Головою райдержадміністрації затверджуються склад робочої групи та термін перевірки.
У районі 1 селищна та 20 сільських рад.
На виконання Плану в 2012 році райдержадміністрацією  проведено 7 (із 7 запланованих) комплексних перевірок стану здійснення органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади та 5 (із                   5 запланованих) цільових перевірок стану здійснення органами місцевого самоврядування окремих делегованих повноважень органів виконавчої влади. У 2013 році проведення комплексних перевірок стану здійснення органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади заплановано з березня.
У цілому райдержадміністрацією забезпечується контроль за здійсненням органами місцевого самоврядування окремих делегованих повноважень органів виконавчої влади.
Проте виявлено окремі недоліки в роботі з даного напрямку. Зокрема при підготовці та проведенні перевірок стану здійснення органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади не розробляється та не затверджується головою райдержадміністрації робочий план проведення перевірки, відсутні переліки питань, що будуть перевірятися.

2. Кадрова робота та забезпечення виконання вимог законодавства з питань державної служби
Робота з кадрами в Семенівській райдержадміністрації проводиться відповідно до законодавства з питань державної служби та праці.
Розпорядженнями голови райдержадміністрації щороку затверджується План роботи з кадрами на відповідний рік.
Відповідальними за проведення роботи з кадрами в апараті райдержадміністрації (розпорядження голови райдержадміністрації від 05.07.2010 № 67-к) визначені перший заступник голови райдержадміністрації Полупан С.М., керівник апарату райдержадміністрації Дондоха Н.Г., начальник відділу організаційно-кадрової роботи Підріз Н.В., яка безпосередньо і виконує кадрову роботу. У структурних підрозділах райдержадміністрації питаннями кадрової роботи займаються державні службовці поряд із основними функціональними обов’язками.
Протягом 2012 року питання ведення кадрової роботи розглядалися на                 4 засіданнях колегії райдержадміністрації та на 5 щотижневих нарадах у голови райдержадміністрації. Це такі питання: „Про результати роботи щодо підбору вступників до НАДУ при Президентові України і завдання щодо підбору вступників на 2012 рік”, „Про підсумки роботи з кадрами та дотримання вимог законодавства  про державну службу в апараті, відділах, структурних підрозділах райдержадміністрації”, „Про підсумки декларування доходів державними службовцями за 2011 рік”, „Про хід виконання завдань у сфері державної кадрової політики, визначених актами і дорученнями Президента України”, Про підсумки роботи з кадрами та дотримання законодавства  про державну службу за перше півріччя 2012 року” тощо. За результатами розгляду цих питань видані розпорядження головою райдержадміністрації, у яких дається  ряд доручень начальникам структурних підрозділів. Усі заходи, що проводяться в райдержадміністрації та стосуються проблем кадрової роботи, дотримання законодавства про державну службу, оформляються протоколами.
У відділі організаційно-кадрової роботи створена нормативно-правова  база з питань державної служби та законодавства про працю, яка систематизована, зберігається на паперових носіях і в електронному вигляді. Але на комп’ютері, закріпленому за Підріз Н.В., є доступ до Інтернет - мережі та одночасно встановлена електронна база даних „Картка”, що є порушенням.
Формування складу державних службовців апарату райдержадміністрації в основному здійснюється за рахунок проведення конкурсів на заміщення вакантних посад, а також шляхом стажування осіб, включених до кадрового резерву. Протягом 2012 року проведено 9 засідань конкурсних комісій райдержадміністрації та  її структурних підрозділів.  До апарату та структурних підрозділів райдержадміністрації призначено 6 осіб, із них за результатами конкурсного відбору – 5, за іншою процедурою – 1. Усі призначені перебували в кадровому резерві на ці посади та 3 з них успішно пройшли стажування.
У райдержадміністрації при переведенні на вищі посади застосовується така форма роботи, як стажування державних службовців, які успішно виконують покладені на них посадові обов’язки (проведено стажування дев’яти осіб, троє – переведені на вищі посади).
Конкурсний відбір в основному здійснюється з дотриманням вимог Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 №169 (далі – Порядок). Під час перевірки виявлено ряд недоліків. Так, під час проведення 14 травня 2012 року засідання конкурсної комісії Семенівської райдержадміністрації на заміщення вакантної посади головного спеціаліста відділу регіонального розвитку, містобудування, архітектури та житлово-комунального господарства присутніми були 4 члени конкурсної комісії з 7. Відповідно до пункту 28 Порядку „Засідання конкурсної комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менше ніж 2/3 її складу”.
Також у  засіданні конкурсної комісії можуть брати участь запрошені особи, але вони не голосують за кандидатів.
На наш погляд, недоліком у роботі конкурсної комісії райдержадміністрації є те, що вона приймає рішення і проводить голосування лише щодо кандидатури переможця конкурсу, не здійснюючи голосування стосовно інших осіб, що брали участь у конкурсному відборі. Про аналогічну ситуацію зазначалося і в довідці за результатами перевірки Семенівської райдержадміністрації в 2008 році.
У серпні 2012 року відбулося призначення на посаду головного спеціаліста відділу регіонального розвитку, містобудування, архітектури та житлово-комунального господарства райдержадміністрації Андраціона С.А. (розпорядження від 02.08.2012 № 64-к), у тому числі і на підставі вищеназваного протоколу засідання конкурсної комісії, „як такого, що успішно пройшов стажування та конкурсний відбір на дану посаду”. Але  протокол від 14 травня 2012 року зафіксував, що переможцем конкурсу визнано Дондоху Ю.Д. і саме його кандидатуру рекомендовано голові  райдержадміністрації для призначення на посаду. Пункт 26 Порядку передбачає „Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані для призначення на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву в цьому державному органі і протягом року прийняті на вакантну рівнозначну або нижчу посаду без повторного конкурсу”. Отже, умовою призначення Андраціона С.А. на посаду є зарахування його до кадрового резерву за результатами конкурсного відбору, про що обов’язково має бути зазначено в протоколі засідання конкурсної комісії та дотримано всіх інших умов щодо його призначення.
Розпорядженням від 19.06.2012 № 51-к Кражан О.П. призначено на посаду начальника юридичного відділу апарату райдержадміністрації. Зазначено, що призначення відбулося в порядку переведення, але із тексту розпорядження не випливає, чи дійсно мав місце сам факт переведення             Кражан О.П. Це важливо, так як умовою непроведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, є переведення особи – див. пункт 1 Порядку організації проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, затвердженого Указом Президента України від 25 січня 2012 року № 33/2012: „1) призначення в порядку переведення особи на іншу посаду в межах одного і того ж органу державної влади (державного органу) чи органу місцевого самоврядування, призначення в порядку переведення на роботу з одного органу державної влади (державного органу) чи органу місцевого самоврядування до іншого”.
Пунктом 2 постанови Кабінету Міністрів України від 9 березня 2006 р. № 268 „Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів надано „право керівникам органів, зазначених у пункті 1 цієї постанови, у межах затвердженого фонду оплати праці 1) установлювати:
в) надбавку за високі досягнення у праці або за виконання особливо важливої роботи: керівникам структурних підрозділів, їх заступникам, спеціалістам – у розмірі до 50 відсотків посадового окладу з урахуванням надбавки за ранг державного службовця”.
У розпорядженні від 01.02.2012 № 12-о „Про встановлення надбавки до посадового окладу начальникам структурних підрозділів райдержадміністрації”  повинно бути зазначено, який розмір має встановлена їм надбавка до посадового окладу – 10, 20 чи 50 відсотків.
Посадові інструкції працівників розроблені на підставі Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, переглядаються своєчасно, державні службовці ознайомлені з ними під розпис.   
Трудові книжки працівників ведуться згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці України від 29.07.1993 № 58. До трудових книжок своєчасно вносяться записи про прийняття Присяги державного службовця, присвоєння рангів, просування по службі, трудові книжки працівників зберігаються належним чином.
Особові справи державних службовців сформовані відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.09.1998 № 731.
Ранги державним службовцям присвоюються своєчасно, відповідно до статті 26 Закону України „Про державну службу” та Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19.06.1996 № 658.
Розпорядженням голови райдержадміністрації затверджено кадровий резерв на посади голови райдержадміністрації, заступників голови райдержадміністрації, керівника апарату, начальників та спеціалістів управлінь, відділів, служб райдержадміністрації на 2013 рік. Відділ організаційно-кадрової роботи постійно здійснює контроль за підготовкою та виконанням особами, що зараховані до кадрового резерву, особистих річних планів. Резервісти залучаються до стажування,  запрошуються на засідання колегії райдержадміністрації, наради, семінари, навчання тощо. Наприклад, протягом 2012 року з особами, зарахованими до кадрового резерву, проведено                              8 семінарів-навчань, що говорить про поліпшення роботи з кадровим резервом порівняно з періодом, коли проводилася попередня перевірка. По це ж говорить  і факт, що 4 особи, які призначені на посади державних службовців апарату райдержадміністрації, перебували в кадровому резерві, це – Кражан О.П.,  Назаренко В.А., Яровий О.В., Коваль Л.Є.
Протягом 2012 року продовжувалася практика проведення перевірок ведення кадрової роботи, дотримання законодавства про державну службу в структурних підрозділах райдержадміністрації. Так, перевірено управління агропромислового розвитку та управління праці та соціального захисту населення райдержадміністрації. Матеріали перевірок розглянуто на щотижневих нарадах у голови райдержадміністрації 26 березня та 25 червня 2012 року, узагальнено та направлено для вжиття необхідних заходів. 12 грудня 2012 року розглянуто питання „Про стан кадрової роботи в управлінні праці та соціального захисту населення райдержадміністрації”. 

3. Правове забезпечення діяльності райдержадміністрації
Правове забезпечення діяльності Семенівської районної державної адміністрації здійснює юридичний відділ апарату районної державної адміністрації.
Юридичний відділ апарату Семенівської районної державної адміністрації очолює начальник відділу Кражан Олена Павлівна. Крім того, у відділі працюють ще два державних службовці – головний спеціаліст юридичного відділу апарату райдержадміністрації Яровий Олександр Вікторович та державний реєстратор Шквир Григорій Валерійович.
Робота юридичного відділу апарату Семенівської районної державної адміністрації здійснюється відповідно до Конституції України, Закону України „Про місцеві державні адміністрації”, постанови Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 № 1040 „Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації” (зі змінами), інших                  нормативно-правових актів України, Положення про юридичний відділ апарату районної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови районної державної адміністрації від 02.12.2010 № 717.
Відповідно до Положення про юридичний відділ районної державної адміністрації відділ є структурним підрозділом апарату райдержадміністрації і створюється для правового забезпечення діяльності райдержадміністрації.
У Положенні про юридичний відділ апарату районної державної адміністрації наявна відмітка про ознайомлення працівників відділу. Відділ підпорядковується безпосередньо голові райдержадміністрації.
Одночасно Положення про юридичний відділ Семенівської районної державної адміністрації потребує значної поправки з огляду на відповідність цього документа реаліям місцевого органу виконавчої влади та основних завдань районної державної адміністрації, зазначених у статтях 118, 119 Конституції України, Закону України „Про місцеві державні адміністрації”. Тобто, зазначаючи в Положенні основні завдання відділу, слід передусім передбачати правові наслідки та документальне підтвердження виконання таких завдань, а саме: декларуючи одним із основних завдань відділу „адаптація законодавства України до законодавства Європейського союзу”, розробники  Положення  завідомо  налаштовані   на   невиконання   зазначеного
завдання. Таким чином, Положення про юридичний відділ Семенівської районної державної адміністрації, розроблене за зразком Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, потребує ретельного переосмислення та приведення у відповідність до реальних потреб юридичної служби органу виконавчої влади районного рівня.
Крім того, до Положення про юридичний відділ апарату районної державної адміністрації не внесені зміни, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 13.06.2012 № 536 „Про внесення змін до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації”.
На всіх працівників відділу розроблені посадові інструкції, затверджені наказом керівника апарату районної державної адміністрації та наявні відмітки про ознайомлення. Але посадові інструкції не відповідають чинному законодавству, адже розроблені на підставі наказу Головного управління державної служби України від 01 вересня 1999 року № 65 „Про Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців (випуск 76)”, який визнано таким, що втратив чинність на підставі наказу Національного агентства України з питань державної служби від                     13 вересня 2011 року № 11 „Про Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців”.
Зазначені посадові інструкції підлягають ретельному перегляду та внесенню відповідних змін.
Діловодство в юридичному відділі ведеться відповідно до Номенклатури справ апарату райдержадміністрації на 2013 рік та відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої розпорядженням голови райдержадміністрації від 02.03.2012 № 156. У відділі ведеться номенклатура справ.
Діяльність відділу здійснюється відповідно до  планів роботи на квартал і місяць, які затверджуються керівником апарату районної державної адміністрації. Наявні звіти про виконання планів.
Одним із завдань, покладених на юридичний відділ, є представництво інтересів місцевого органу виконавчої влади в судах. У судових справах Семенівська районна державна адміністрація виступає відповідачем та третьою особою.
Станом на день перевірки судові справи, представництво у яких здійснювали працівники юридичного відділу, сформовані. Наявний журнал обліку позовних заяв, пред’явлених райдержадміністрацією, та журнал обліку позовних заяв, пред’явлених до райдержадміністрації, які належним чином оформлені,  прошиті,  пронумеровані  та  скріплені  печаткою.  У   Семенівській 
районній державній адміністрації на день перевірки налічується близько                  10 судових справ, 7 із яких –  із земельних питань, 3 справи – із трудових спорів.
Для юридичного відділу райдержадміністрації відведено окремий кабінет, який забезпечено комп’ютерною технікою та доступом до мережі Інтернет. Наявна юридична література: кодекси України, науково-практичні коментарі до них, закони України, інші підзаконні акти та правова періодика.
Юридичним відділом ведеться робота щодо забезпечення виконання Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493/92 „Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади” (зі змінами). На виконання цього Указу розпорядженням голови районної державної адміністрації від 12.06.2007 № 360 „Про створення комісії по перегляду нормативно-правових актів Семенівської райдержадміністрації” створено відповідну комісію, затверджено Положення про комісію, та її склад. Розпорядженням голови райдержадміністрації від 18.11.2008 № 580 „Про внесення змін до розпорядження голови райдержадміністрації від 12.06.2007 року № 360” внесено зміни до складу комісії з перегляду нормативно-правових актів, виклавши його в новій редакції. Розпорядженням голови райдержадміністрації від 28.08.2009 № 464 „Про комісію по перегляду нормативно-правових актів Семенівської райдержадміністрації” в заявку з кадровими змінами також вносилися зміни до складу комісії. Розпорядженням голови райдержадміністрації від 22.02.2013 № 37 „Про внесення змін до розпорядження голови райдержадміністрації від 28.08.2009 року № 464 „Про комісію з перегляду нормативно-правових актів Семенівської райдержадміністрації” у зв’язку з кадровими змінами склад комісії викладено в новій редакції. Крім того, наявний план роботи комісії по перегляду нормативно-правових актів Семенівської райдержадміністрації на 2013 рік, що затверджений головою комісії по перегляду нормативно-правових актів Семенівської райдержадміністрації 28.12.2012.
У 2012 році проведено чотири засідання цієї комісії, у 2013 році засідання комісії планується провести після закінчення першого кварталу. Результати перегляду розпоряджень голови райдержадміністрації нормативно-правового характеру оформляються протоколами. Наявні протоколи засідання комісії по перегляду нормативно-правових актів Семенівської райдержадміністрації у 2012 році, які систематично надсилаються до районного управління юстиції.
Ведеться облік та підтримуються в контрольному стані розпорядження голови райдержадміністрації нормативно-правового характеру, зареєстровані в районному управлінні юстиції. Наявний журнал обліку нормативно-правових актів, які зареєстровані в районному управлінні юстиції, який підтримується в контрольному стані та внесений до номенклатури справ відділу. Крім того, у цьому журналі наявні відмітки про оприлюднення нормативно-правових актів у районній газеті „Семенівській вісник” та на офіційній веб-сторінці Семенівської районної державної адміністрації.
Наявні висновки юридичного відділу апарату райдержадміністрації за результатами проведення юридичної експертизи проектів нормативно-правових актів.
Розробниками розпорядчих та нормативно-правових актів голови районної державної адміністрації виступають структурні підрозділи райдержадміністрації та територіальні підрозділи центральних органів виконавчої влади.
При вибірковому перегляді розпоряджень голови райдержадміністрації встановлено, що останні візуються начальником юридичного відділу, а в разі його відсутності – головним спеціалістом юридичного відділу апарату райдержадміністрації.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 29.05.1995          № 366 „Про програму правової освіти населення України” та з метою подальшого розвитку в державі правової освіти та виховання громадян у дусі поваги до законів і прав людини, у райдержадміністрації створено міжвідомчу координаційно-методичну раду з правової освіти населення в районі (далі – МКМР). Очолює МКМР перший заступник голови районної державної адміністрації. Головою райдержадміністрації затверджено план проведення засідань МКМР на 2013 рік.
На виконання Закону України „Про безоплатну правову допомогу”, начальник юридичного відділу Кражан Олена Павлівна, є завідувачем громадської приймальні з надання безоплатної первинної правової допомоги, яка створена розпорядженням голови районної державної адміністрації від 31.01.2012 № 71 „Про громадську приймальню з надання безоплатної первинної правової допомоги при райдержадміністрації”. Розпорядженням голови районної державної адміністрації від 01.08.2012 „Про внесення змін до розпорядження голови райдержадміністрації від 31.01.20121 року № 71 „Про громадську приймальню з надання безоплатної первинної правової допомоги при райдержадміністрації” у зв’язку з кадровими змінами додаток до розпорядження, а саме: графік роботи громадської приймальні, викладено в новій редакції.
Робота громадської приймальні з надання первинної правової допомоги при Семенівській райдержадміністрації здійснюється відповідно до Порядку роботи громадської приймальні з надання безоплатної первинної правової допомоги, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України 21.09.2011              № 3047/5, що зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 вересня 2011 р. за № 1114/19852. Прийом громадян здійснюється з 8.00 до 12.00 за  графіком.
Систематично, кожні 2 тижні, у періодичному виданні „Семенівський вісник” опубліковується графік прийому громадян у громадській приймальні з надання безоплатної правової допомоги при райдержадміністрації.
Наявний журнал реєстрації звернень осіб до громадської приймальні з надання безоплатної первинної правової допомоги при райдержадміністрації, який оформлений належним чином та внесений до номенклатури справ юридичного відділу, але в 2013 році відсутні будь-які записи про громадян, що звернулися до громадської приймальні.
За 2012 рік до громадської приймальні з надання безоплатної первинної правової допомоги при райдержадміністрації звернулося 30 осіб. Переважно з питань оформлення спадщини та земельних питань.
Крім того, одним із завдань, покладених на юридичний відділ, є здійснення методичного керівництва та перевірка його проведення в структурних підрозділах райдержадміністрації. Натомість юридичним відділом апарату районної державної адміністрації не здійснюється перевірка структурних підрозділів, що є порушенням та суперечить засадам Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 р. № 1040.
Протестів прокурора не було. На розгляд в юридичному відділі апарату райдержадміністрації були вимоги та подання прокуратури.
Під час перевірки роботи юридичного відділу апарату Семенівської райдержадміністрації працівникам відділу надано практичну та методичну допомогу.

4. Стан виконавської дисципліни та організації контролю
Здійснення контролю за виконанням документів вищестоящих органів влади, розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами  центральних органів  виконавчої  влади, виконкомами сільських та селищних рад покладено на завідуючу сектором контролю апарату райдержадміністрації Погребняк Лідію Володимирівну та провідного спеціаліста сектору  контролю Іванину Валентину Олександрівну (розпорядження голови райдержадміністрації від 19.05.2011 № 54-к). Розроблені посадові інструкції завідуючого сектором контролю та провідного спеціаліста сектору контролю апарату райдержадміністрації та затверджені наказом керівника апарату  райдержадміністрації від 19.05.2011 № 7, які здійснюють контроль за виконанням актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації та голови райдержадміністрації.
Згідно з посадовими інструкціями обов’язки завідуючого відділом та спеціаліста чітко визначені та розмежовані, але під час відсутності одного  мають можливість виконувати також функції іншого.
У секторі контролю райдержадміністрації заведені справи згідно з затвердженою номенклатурою справ.
Відповідно до плану роботи райдержадміністрації питання стану виконавської дисципліни розглядаються щоквартально на засіданнях колегії райдержадміністрації та заслуховуються щомісячно на нарадах у голови райдержадміністрації. Так, протягом 2012 року це питання розглянуто на  4 засіданнях колегії райдержадміністрації в лютому, травні, липні та жовтні   2012 року та щомісячно на 12 щотижневих нарадах у голови районної державної адміністрації.
        За наслідками розгляду видано 2 розпорядження голови районної державної адміністрації (від 20.02.2012 № 124, від 20.07.2012 № 526) та дано 6 доручень голови райдержадміністрації.
           На засіданні  колегії райдержадміністрації 22.02.2013 заслуховувалося питання щодо поліпшення виконавської дисципліни, підвищення відповідальності із виконання актів і доручень Президента України, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій апаратом райдержадміністрації, відділами, службами та структурними підрозділами районної державної адміністрації за підсумками IV кварталу та 2012 року, видано розпорядження  голови райдержадміністрації від 24.02.2013 № 34.
        Практикується проведення оперативно-розпорядчих нарад у керівника апарату райдержадміністрації з керівниками структурних підрозділів райдержадміністрації з питань зміцнення виконавської дисципліни та контролю за виконанням розпорядчих документів. 
        Підбиваються підсумки виконання нормативно-правових документів органів виконавчої влади вищого рівня в заступників голови районної державної адміністрації та керівника апарату районної державної адміністрації    (Дні контролю).
        У 2012 році це питання заслухано на 39 Днях контролю, дано 57 доручень, із них 12 – на виконанні.
        На 22 нарадах у заступників голови райдержадміністрації та керівника апарату райдержадміністрації заслуховувалися питання щодо виконання Закону  України, Указу Президента України  розпоряджень голови  обласної та районної державних адміністрацій щодо роботи зі зверненнями громадян (1), виконання Указів Президента України, розпоряджень голів обласної та районної державних адміністрацій із питань агропромислового розвитку,  розвитку тваринницької галузі (виконання районної програми), дотримання земельного законодавства (4), розвитку освітянської галузі (6), соціального захисту населення (3), кадрової політики (2), газифікації та житлово-комунального господарства (4), виконавської дисципліни (1),охорони здоров’я (2).
Проведено 4 наради-семінари з керівниками, відповідальними виконавцями відділів, управлінь та структурних підрозділів  райдержадміністрації (19.01.2012 – протокол № 1, 11.06.2012 протокол – № 2, 03.08.2012 – протокол № 3, 23.09.2012 – протокол №  4). 
          Здійснюється аналіз письмового інформування структурними підрозділами райдержадміністрації. Його результати за звітний період свідчать про задовільний рівень виконавської дисципліни.
Протягом 2012 року 3 доручення, дані головою районної державної адміністрації, виконані з перенесенням термінів виконання.
Станом на 27.02.2013 на контролі перебувало 523 документи, із них: розпоряджень голови райдержадміністрації – 46, доручень голови райдержадміністрації – 327.
         Сектором контролю апарату райдержадміністрації здійснюються перевірки згідно з планом.  Так, протягом 2012 року було проведено 7 перевірок. Серед них: щодо виконання розпоряджень голови обласної державної адміністрації (3), голови районної державної  адміністрації (2) та інші (2), за наслідками яких дані відповідні доручення. 
У райдержадміністрації упроваджена в роботу система електронного документообігу та контролю ОРТІМА, можливості якої використовуються не в повній мірі з причини технічно недосконалої роботи комп’ютерів.
Завідуючим та спеціалістом відділу ведеться автоматизований облік документів, інформацій, наданих на виконання розпоряджень голови райдержадміністрації, уносяться зміни щодо термінів виконання розпоряджень,  що дає можливість здійснювати аналіз стану їх виконання за допомогою системи ОРТІМА.
Завідуючим сектором контролю ведеться належний контроль за виконанням нормативно-правових документів органів виконавчої влади вищого рівня. На всі документи заведені контрольні справи, ведеться контроль відповідно до їх термінів виконання, але окремі папки на зберігання справ  відсутні.
        Провідним спеціалістом сектору контролю  апарату райдержадміністрації   оформляються доручення голови, дані на щотижневих нарадах та засіданнях колегії райдержадміністрації, які доводяться до виконавців. Але доручення повинні мати більш чіткий і конкретний характер завдань, а не дублювати питання вже існуючих розпоряджень голови райдержадміністрації або посадових обов’язків виконавців. Інформації про хід виконання доручень надаються голові райдержадміністрації для ознайомлення та відповідного реагування.
           На доручення голови райдержадміністрації  є в наявності  папки контролю, у яких накопичується інформація про хід виконання. Це накопичення систематизоване.
          Усі довідки та інформаційні матеріали, що надаються на виконання контрольних розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації, завізовані в заступників голови райдержадміністрації. 
          За 2012 рік підготовлено 2 розпорядження на зняття з контролю 45 розпоряджень голови райдержадміністрації.
          Надання інформацій райдержадміністрацією на виконання розпоряджень голови облдержадміністрації, доручень голови обласної державної адміністрації та його заступників здійснюється без порушень термінів виконання.

5. Стан ведення діловодства та архівної справи
          Здійснено перевірку роботи архівного відділу (відповідно до розпорядження голови Семенівської районної державної адміністрації від 29.10.2012 № 914 „Про упорядкування структури підрозділів районної державної адміністрації” ліквідовано архівний відділ Семенівської райдержадміністрації та скорочено посаду начальника архівного відділу;  утворено відділ культури, туризму та архіву і введено посаду головного спеціаліста) та архівного підрозділу Семенівської районної державної адміністрації і організації діловодства в апараті райдержадміністрації.
Головний спеціаліст із питань архіву має повний комплекс нормативно-методичних документів, що регламентують як його роботу, так і роботу архівних підрозділів установ, підприємств, організацій району. У зв’язку із внесенням змін до структури райдержадміністрації і утворенням відділу культури, туризму та архіву, розроблено Положення відділу, яке затверджене розпорядженням голови від 03.01.2013 № 1, та посадову інструкцію головного спеціаліста з питань архіву, яка затверджена начальником відділу культури, туризму та архіву 03.02.2013.
Відповідно до наказу керівника апарату райдержадміністрації від 25.06.2012 № 4 при архівному відділі створено експерту комісію (ЕК), яка розглядає та схвалює описи справ тривалого зберігання, з особового складу, акти про вилучення документів для знищення, інструкції з діловодства, положення про архівні підрозділи та експертні комісії тощо юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду (далі –  НАФ). 
Інструкція з діловодства архівного відділу затверджена керівником апарату райдержадміністрації 15.03.2012.
Номенклатура справ архівного відділу райдержадміністрації затверджена керівником апарату 25.12.2012, на час перевірки номенклатура справ відділу культури, туризму та архіву знаходиться у стадії розроблення.
Архів розташований на другому поверсі адміністративного будинку райдержадміністрації. Під архівосховища виділено 2 приміщення площею 50 кв. метрів та 43,8 кв. метри (підвальне приміщення), стан задовільний, обладнані комбінованими стелажами, охоронно-протипожежною сигналізацією та забезпечені вогнегасниками відповідно до встановлених нормативів. Двері архівосховищ ізольовані металом, опломбовуються, сторонніх речей у сховищах немає, температурно-вологісний, санітарно-гігієнічний та світловий режими зберігання документів відповідають встановленим нормативам. Ступінь завантаженості архівосховищ становить 70%. Усі справи закартоновані, охайно розміщені на стелажах. Є робоча кімната та кімната для прийому громадян площею 17,5 кв. метрів. 
Станом на 01 січня 2013 року в архіві зберігається 114 фондів (із них періоду незалежності – 20), 25 208 справ управлінської документації.
До списку установ-джерел комплектування архіву внесено 46 установ, підприємств, організацій Семенівського району. Протягом 2012 року начальником архівного відділу (нині – головним спеціалістом) проведено                           16 перевірок стану діловодства та архівної справи в установах, організаціях, підприємствах району: 13 – комплексних, 3 – тематичні.
Відповідальність за ведення діловодства та роботу архівного підрозділу райдержадміністрації покладено на начальника загального відділу апарату райдержадміністрації, про що зазначено в посадовій інструкції, яка затверджена наказом керівника апарату від 25.06.2012 № 3.
Інструкція з діловодства (далі – Інструкція) райдержадміністрації погоджена з експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) Державного архіву Полтавської області (далі – Держархів області)  (протокол від 26.06.2012 № 7).
Управлінські документи райдержадміністрації, засідань колегії, нарад, комісій складаються на бланках, оформляються без порушень порядку основних реквізитів, із протоколюванням обговорення питань, зазначених у порядку денному. Розроблені бланки: розпоряджень (наказів); для листів, загальний бланк, які відповідають Інструкції та вимогам ДСТУ 4163-2003.
Під час перевірки встановлено, що порушено формування розпоряджень голови райдержадміністрації з особового складу, а саме: до розпоряджень з особового складу внесені розпорядження, що стосуються основної діяльності (про затвердження Положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій, складу комісій тощо).
Номенклатура справ райдержадміністрації на 2013 рік погоджена ЕК архівного відділу (протокол від 11.12.2012 № 1), але не погоджена з ЕПК Держархіву області, у розділах номенклатури справ порушена номінальність розміщення заголовків справ (за ступенем важливості справ).
Для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів  на  розгляд ЕПК  Держархіву області, розпорядженням голови  від 16.09.2010 № 99-к створена експертна комісія, яка у своїй діяльності керується Положенням про ЕК, яке затверджене тим же розпорядженням голови і погоджене з архівним відділом райдержадміністрації 22.09.2010.
          На засіданнях ЕК, які оформляються протоколами, розглядалися питання про погодження зведених номенклатур справ, схвалення та погодження описів справ постійного зберігання, з особового складу. Протоколи засідань ЕК підписуються головою комісії та секретарем, затверджуються головою райдержадміністрації.
Згідно з Законом України „Про Національний архівний фонд та архівні установи” (зі змінами) в райдержадміністрації створений архівний підрозділ для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час її діяльності, який у своїй діяльності керується Положенням про архівний підрозділ, затвердженим розпорядженням голови райдержадміністрації 16.09.2010 № 98-к  і погодженим з архівним відділом райдержадміністрації 22.09.2010.
Для тимчасового зберігання документів виділено пристосоване приміщення площею 8,5 кв. метрів, обладнане комбінованими стелажами, засоби пожежогасіння відсутні, у приміщенні знаходиться комп’ютерна і копіювальна техніка, що суперечить умовам зберігання архівних документів. Вхідні двері не ізольовані металом, у неробочий час опечатуються. Документи НАФ зберігаються окремо від документів з особового складу, без архівних картонажів (коробок).
Науково-технічне опрацювання документів райдержадміністрації проведено по 2008 рік, по цей же рік і передані на державне зберігання. Відповідно до нормативно-правових актів ці документи в 2013 році повинні бути опрацьовані по 2010 рік.
Окрім вище зазначених суттєвим недоліком є те, що відповідно до розпорядження голови Семенівської райдержадміністрації від 29.10.2012 № 914 „Про упорядкування структури підрозділів районної державної адміністрації” ліквідований архівний відділ, його начальник переведений на посаду головного спеціаліста в новоутворений відділ культури, туризму  та архіву, що суперечить чинному законодавству і є його порушенням.
Під час здійснення перевірки надана методична та практична допомога працівникам загального відділу райдержадміністрації та головному спеціалісту відділу культури, туризму та архіву з питань діловодства і архівної справи.

6. Стан інформатизації в райдержадміністрації
З метою поліпшення та вдосконалення роботи системи електронного документообігу, а також вивчення стану інформатизації Семенівської райдержадміністрації, заступником начальника відділу інформаційно-комп’ютерного забезпечення апарату облдержадміністрації, було надано практичну та теоретичну допомогу.
В апараті районної державної адміністрації експлуатується 19 комп’ютерів (із яких 2 – застарілі), 10 принтерів (1 – неробочий), 2 сканера, 3 багатофункціональні пристрої та 1 копіювальний пристрій.
На трьох робочих станціях встановлена система електронного документообігу „Оптіма-WorkFlow”.
Під час роботи додатково налагоджено систему електронного документообігу, створено резервну копію бази даних. Працівникам, які використовують систему електронного документообігу, надано консультації та поради щодо вирішення проблемних питань у роботі з цією програмою.
Усі робочі станції мають підключення до локальної комп’ютерної мережі та мережі Інтернет.
На робочих станціях встановлене лише те програмне забезпечення, яке необхідне працівникам райдержадміністрації для виконання своїх службових обов’язків.
Працівниками апарату райдержадміністрації здійснюється своєчасне інформаційне наповнення офіційної веб-сторінки райдержадміністрації.
Райдержадміністрацією розроблена та затверджена на сесії районної ради районна Програма інформатизації.
Фахівці райдержадміністрації, які працюють із комп’ютерною технікою, відповідальні та досить компетентні в питаннях щодо електронних інформаційних технологій, мають високий рівень знань та практичні навички в цій сфері.
Під час проведення огляду комп’ютерної техніки та програмного забезпечення були виявлені наступні недоліки:
1. На всіх робочих станціях використовується неліцензійне офісне та системне програмне забезпечення.
2. Локальна комп’ютерна мережа знаходиться в незадовільному технічному стані (кабелі не закріплені в коробах).
3. Майже на всіх робочих станціях є велика кількість шкідливих програм-вірусів, що значно ускладнює роботу працівників райдержадміністрації.
4. Робоча станція, на якій встановлена електронна система обліку кадрів „Картка”, підключена до локальної комп’ютерної мережі та мережі Інтернет, що є порушенням вимог до захисту персональних даних.
5. У системі електронного документообігу не реєструються картки вихідних документів та звернень громадян.
6. Сервер бази даних системи електронного документообігу знаходиться в незадовільному технічному стані (велика кількість вірусів).

7. Стан ведення Державного реєстру виборців у райдержадміністрації
У цілому стан справ та робота відділу оцінюється добре, із функціональними обов’язками працівники справляються,  поставлені завдання виконуються в повному обсязі та у визначені терміни. Тому за якісними показниками роботи перевірений відділ знаходиться поміж десяти перших місць області.
Станом на 27 лютого 2013 року відділ складається з трьох штатних одиниць: начальника відділу та двох головних спеціалістів, що відповідає вимогам постанови Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 943 (зі змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 03 вересня 2009 року № 970). Однак на час перевірки у відділі ведення фактично працюють начальник відділу та один головний спеціаліст.
Постановою Центральної виборчої комісії від 20.12.2007 № 572 встановлено вимоги до приміщень відділів ведення Реєстру та норми забезпечення їх засобами зв’язку, обладнанням, інвентарем, оргтехнікою.
Станом на 27 лютого 2013 року матеріально-технічне забезпечення відділу відповідає нормативним вимогам. У відділі знаходяться три робочі станції працівників, що працюють  в АІТС та один ПК з доступом до мережі Інтернет, що дає можливість працювати з нормативною базою в необмежених можливостях та за потреби; копіювальний пристрій  Konica Minolta Bizhub 162; сейф; засоби зв’язку (2 телефонні лінії, одна з яких з виходом на міжміський зв’язок, що забезпечує ефективну роботу), але не вистачає факсового апарату. Комутаційне обладнання  (модем, маршрутизатор, модуль криптозахисту) знаходяться в комутаційній шафі, яка обклеєна саморуйнівною наклейкою. Отримана відділом ведення Реєстру техніка підтримується в належному технічному стані, а умови її експлуатації відповідають політиці безпеки КСЗІ в АІТС.
Приміщення обладнане охоронною та пожежною сигналізаціями, бар’єрною стійкою та кодовим замком. Вивіска відділу ведення встановленого зразка закріплена на фасаді приміщення  райдержадміністрації. У 2012 році встановлена система кондиціонування приміщення, що повністю забезпечує дотримання вимог комплексної системи захисту інформації в АІТС Державний реєстр виборців.
Відділ ведення Реєстру є приміщенням з обмеженим доступом, тому на стіні біля вхідних дверей, згідно з вимогами КСЗІ АІТС „Державний реєстр виборців”, розміщено список осіб, які мають право доступу до приміщення відділу.
Приміщення відділу ведення Реєстру в цілому відповідає встановленим вимогам.
Позитивним у роботі відділу є облаштування стенду „Куточок виборця” з інформацією про Державний реєстр виборців, нормативними документи відділу та зразками необхідних документів для звернення до Реєстру.
Також начальник відділу організовує семінари-наради з сільськими головами щодо подань про виборців. Виборчим комісіям надавалася методична допомога та пам’ятки (витяги з законодавчих актів) щодо роботи з попередніми списками виборців. Ця робота зафіксована протоколами зібрання.
Відділ забезпечує співпрацю з суб’єктами надання інформації про виборців. Відомості періодичного поновлення та відповіді на запити надаються.
Документація відділу ведеться відповідно до номенклатури справ апарату райдержадміністрації на 2013 рік, затвердженої у встановленому порядку.
При вивченні роботи відділу ведення Державного реєстру виборців була надана методична та практична допомога з питань роботи відділу.

          На підставі вищевикладеного робоча група з проведення „дня апарату облдержадміністрації” в райдержадміністрації вносить наступні  пропозиції:
1)  розглянути на нараді в голови райдержадміністрації підсумки „дня апарату облдержадміністрації”, ужити дієвих заходів щодо усунення зазначених недоліків та поінформувати облдержадміністрацію про результати проведеної роботи в місячний термін;  
2) дотримуватися вимог регламенту роботи райдержадміністрації та інструкції з діловодства під час планування роботи райдержадміністрації, проведення засідань колегії райдержадміністрації та щотижневих нарад у голови райдержадміністрації;
3) поліпшити якість підготовки розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації, матеріалів на щотижневі наради в голови та засідання колегії;
4) під час підготовки та проведення перевірок стану здійснення органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої розробляти та затверджувати головою райдержадміністрації Робочий план проведення перевірки, який разом з Переліком питань, що будуть перевірятися, завчасно надсилати до відповідного органу місцевого самоврядування;
5) у зв’язку з кадровими змінами внести зміни до розпорядження голови райдержадміністрації, яким визначені відповідальні за роботу з кадрами;
6) забезпечити проведення конкурсного відбору на заміщення вакантних посад державних службовців в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації відповідно до вимог чинного законодавства;
7) звернути  увагу на дотримання норм чинного законодавства під час підготовки проектів розпоряджень з особового складу;
8) продовжити роботу з надання методично-консультативної допомоги структурним підрозділам райдержадміністрації;
9) долучати до розгляду питань, що стосуються проблем роботи з кадрами, також інших осіб, відповідальних за роботу з кадрами в райдержадміністрації;
10) звернути увагу на першочергове вирішення тих питань, з якими громадяни звертаються до органів влади вищого рівня;
11) привести у відповідність до реальних потреб юридичної служби органу виконавчої влади районного рівня Положення про юридичний відділ Семенівської районної державної адміністрації, розроблене за зразком Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, а також  викласти  це Положення в новій редакції, вилучивши зазначені у довідці  недоліки;
12) викласти  в новій редакції посадові інструкції працівників юридичного відділу апарату райдержадміністрації;
13) забезпечити здійснення юридичним відділом апарату районної державної адміністрації перевірку структурних підрозділів райдержадміністрації;
14) заносити електронні варіанти текстів контрольних документів у підшивку до електронної картки;
15) забезпечити  якісну роботу комп’ютерної мережі для більш оперативної роботи щодо контролю за відпрацюванням документів;
16) привести у відповідність ведення контрольних справ нормативно-правових документів органів виконавчої влади вищого рівня в окремо заведених папках;
17) встановити контроль щодо формування  контрольних  справ  розпоряджень голови районної державної адміністрації відповідно до вимог діючої інструкції  з діловодства;
18) привести статус архівного відділу райдержадміністрації відповідно до норм чинного законодавства;
19) розробити номенклатуру справ новоутвореного відділу культури, туризму та архіву на 2013 рік (до 01.04.2013);
20) подати на погодження ЕПК Держархіву області зведену номенклатуру справ апарату райдержадміністрації на 2013 рік (до 01.04.2013);
21) заголовки справ у номенклатурі справ райдержадміністрації на 2014 рік розмістити за номінальною ознакою  (до 20.12.2013);
22) терміново привести у відповідність до норм чинного законодавства формування розпоряджень з основної діяльності та з особового складу;
23) розробити нове Положення про архівний підрозділ райдержадміністрації відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 „Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації”,  затвердити його розпорядчим документом і подати на погодження до ЕК архівного відділу райдержадміністрації або ЕПК держархіву області (до 01.04.2013);
24) обмежити доступ сторонніх осіб до архівосховища райдержадміністрації;
25) придбати вогнегасник (до 01.04.2013) та архівні картонажі (до 01.01.2014);
26) провести науково-технічне опрацювання документів райдержадміністрації по 2010 рік і подати на погодження ЕПК Держархіву області описи справ і довідковий апарат (до 15.11.2013);
27) передбачити в бюджетних запитах кошти на закупівлю нової комп’ютерної техніки та ліцензійного програмного забезпечення, легалізацію існуючих програмних продуктів;
28) обов’язково закуповувати в подальшому нову комп’ютерну техніку разом із ліцензійним системним та офісним програмним забезпеченням;
29) привести локальну комп’ютерну мережу у відповідний технічний стан;
30) перевірити всі робочі станції на наявність вірусів та видалити їх;
31) від’єднати робочу станцію, на якій встановлена електронна система обліку кадрів „Картка”,  від локальної комп’ютерної мережі;
32) замінити робочу станцію, на якій встановлено серверне програмне забезпечення системи електронного документообігу, на більш потужну;
33) розпочати реєстрацію всіх електронних карток в системі електронного документообігу;
34) ужити заходів щодо усунення окремих недоліків в обов’язкових нормативно-правових актах, які стосуються діяльності відділу ведення Державного реєстру виборців апарату райдержадміністрації.

Заступник керівника апарату –
начальник організаційного відділу
апарату облдержадміністрації,
керівник робочої групи                                                         В.Г. Іванченко             

Наверх ↑